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盛会背后的辛勤付出 ——厦门市贸促会为金砖国家工商论坛服务保障交出圆满答卷

来源:中国贸易报-中国贸易新闻网 作者:孙允广 2017-09-14 08:25:48

举世瞩目的金砖国家领导人厦门会晤刚刚落下帷幕。厦门会晤期间举办的金砖国家工商论坛成果丰硕,为发展中国家南南合作注入了新动力,奏响了下一个“金色十年”合作发展的恢弘乐章。
厦门会晤的成功,离不开背后辛苦奉献的一线工作者。作为2017年金砖国家工商论坛主办方中国贸促会的地方分支机构,厦门市贸促会自2016年底以来,在人手少、任务重、协调事项多的情况下,齐心协力筹备工商论坛会务保障工作,为确保工商论坛的圆满成功作出了贡献。为此,《中国贸易报》记者专访了厦门市贸促会副会长颜志平,探寻会晤背后的保障工作。
分阶段完成保障工作
颜志平表示,国际级会议的服务保障是系统而全面的工作,为推进筹备工作的进展,厦门市做了分阶段计划。
第一阶段主要完成好会晤基础设施服务保障。2016年12月,厦门市成立了会晤保障部,内设工商论坛组。厦门市委常委、常务副市长黄强担任厦门市筹备办主任兼任会务保障部部长,颜志平担任会务保障部副部长兼任工商论坛组组长,成员单位包括厦门市外侨办、发改委、经信局、公安局等22家。
“这一阶段的主要工作是推进场馆建设、完成注册中心改造、确定驻地酒店、推荐参会企业、对接志愿者、对接交通及后勤等基本保障工作。”颜志平说。
第二阶段是工商论坛指挥部运作阶段。8月3日,厦门市成立了工商论坛服务保障指挥部,由厦门市委常委、统战部长张灿民任指挥长,下设综合协调组、会场组、注册证件组、交通组、酒店组和酒会组6个功能组,全面对接组委会的各项工作。
据介绍,工商论坛指挥部成立后,张灿民召开了6次工商论坛专题会议,并要求各小组“每日一报”,及时协调解决相关问题。
“这一阶段,连续加班工作成为常态。”颜志平说,8月24日,为不影响城市交通运行,欢迎招待会转场演练在凌晨四点半进行,500多名参加演练的组委会、指挥部、志愿者、司机、安保、交警、酒店等各环节工作人员准时到位,圆满完成了演练任务。
据了解,厦门市参与工商论坛筹备工作的部门有40多个,全市直接参与工商论坛会务筹备和服务的人员达到3491人,加上外围配套的工作人员,工商论坛工作团队约4500人左右。
“虽然工作很累,但也收获了点点滴滴的喜悦。两位来自印度的工商界代表向朗豪酒店工作人员和志愿组送了31盒润喉糖和一大袋馅饼做为礼物,以感谢他们的周到的服务。”颜志平说。
为举办国际会议积累经验
“全程参与工商论坛的服务保障工作,提升了大型国际会议筹办和组织的能力水平,同时锻炼培养了一支跨领域、跨部门团结协作的工作团队。”谈及工作感受,颜志平说,有三点经验值得分享:
一是整合力量、提前筹备。厦门市工商论坛筹备工作比正式工作开展提前了4个月时间。在工商论坛组委会成立之前,厦门市贸促会主动对接中国贸促会相关部门,参照杭州B20的做法和厦门的工作实际,提出工商论坛会务服务保障总体方案和各项工作的初步方案,在中国贸促会指导下,将方案及时修改完善,为后期筹备工作的顺利开展争取了时间。
二是做细方案、加强演练。工商论坛服务保障指挥部的6个功能组均制定了各项工作的细化方案,并且抓住关键环节积极演练。其中,主会场大型综合性或全流程演练达7场;茶歇出品、消防、设备压力测试、设备破坏性测试、志愿者服务、会场换场等演练多达十余场;场外还组织了欢迎招待会、交通、注册中心运营、抵离迎送等演练。对于演练过程中可能出现的问题,指挥部出台了《重要会议期间场馆不利条件应急预案》《主场馆设备应急预案》等多项措施,确保了会场电源发生故障时可零秒切换;会场关键设备均进行双主机备份处理;主会场安保、消防、医疗人员均可1分钟到位处置等相关应急方案。
三是对接资源,推介环境。金砖国家工商论坛为厦门带来了与金砖国家工商界、大型企业的难得的合作机遇,为扩大论坛效应,论坛服务保障指挥部和厦门市贸促会提前做好了参会企业的跟进工作,积极利用各种场合向与会工商界人士展示厦门美丽的自然风光、完善的基础设施、优异的营商环境和蓬勃的经济活力。

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