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反贿赂合规 从做好内部调查开始

来源:中国贸易报 作者:本报记者 钱颜 2019-02-22 09:40:19

近年来,合规是走出去企业最受关注的话题之一。全球化反腐不断出现天价罚款,国内反腐依旧高压不减。如何做好反商业贿赂内部调查,避免为海外执法付出高昂学费是每个中国企业的必修课。

在近日举办的合规论坛上,环球律师事务所合伙人顾巍巍表示,中国企业遭受境内外执法的首因是反商业贿赂,有数据显示,69%的被执法企业遭受过反腐败执法。

去年新公布的《反不正当竞争法》中,针对工作人员的商业贿赂行为的认定,做出了特别规定,即经营者的工作人员进行贿赂的,应当认定为经营者的行为。经营者有证据证明该工作人员的行为与为经营者谋取交易机会或者竞争优势无关的除外。该规定在对经营者在合规管理的商业贿赂方面提出了更高要求的同时,还要求企业经营层以及人事部门充分考量《劳动法》的相关规定,可见反贿赂合规是企业合规的重要环节。

如何做好反商业贿赂内部调查?顾巍巍为企业介绍了反商业贿赂内部调查的基本方法与流程。

首先,确定调査策略与范围。结合企业价值导向选择敲山震虎、打草惊蛇、欲擒故纵等方法,根据触发原因确定调查范围,包括对象、位置、事项,同时考虑合规环境、公司文化、内外部压力、领导或管理层重视程度、法律合规部门的话语权等进一步确定调查方式。在此过程中,企业要找准突破口,不忽视系统性的合规风险,以终局思维为导向。

其次,确定调查团队。调查团队可包括合规部/法律部、外部律师、专家、调查公司等。选择调查团队人员时应综合考量人力、成本、专业能力、保密特权、中立性、保密性、利益冲突等多种因素。

再次,确定调查手段。调查手段包括文件审阅、员工访谈、电子数据审阅、法证审计、雇佣调查公司等。调查手段的确定应综合考虑决策程序、资金流向、内外部交流、其他重点证据获取等要素。

确定好调查手段后还要考虑调查手段本身的合法性。常见的调查手段有监视实时通讯软件(QQ、微信、Skype),镜像拷贝并审查工作及私人电脑、手机、平板电脑等,搜查办公室(包括抽屉),安装隐蔽式摄像头监控,指示安保人员在下班时间进行跟踪,并偷拍对话,通过私人渠道获取“酒店记录”,雇佣咨询公司获取被调查对象与客户的通话记录等,其中部分涉及到违法的行为,一定要慎用。

内部调查如何“适可而止”,也是进行反商业贿赂内部调查企业最关心的问题之一。顾巍巍认为,企业要考虑调查程度的充分性、适当性和必要性。比如调查线索是否已能为查证事实提供信息和方向,调查证据能否证明违法违规,是否是客观事实的资料。区分开只有公权力机关可以获取的证据和内部调查可以获取的证据。前者包括银行流水、财产信息(不动产、股票、保险等)、电话、聊天记录、证人证言(如交易相对方的员工),而后者包括员工开户行、账号、打款时间、调查对象的身份信息、财产线索、公司邮箱记录、员工访谈记录、财务记录等。

最后,明确内部调查的终局思维。如何防止前员工“爆料”?一方面,企业应善待离职员工,另一方面要做好合规规范,一旦发现违规问题主动爆出,不给他人威胁的机会。要不要开除或处分涉案员工?员工被依法追究刑事责任和满足法定解除条件时可以解除劳动合同,也可以依据违反劳动纪律或者用人单位规章制度或与员工协商解除。

如遇外部调查,企业该如何应对?在整个调查过程中,被调查人员应保持冷静,显示合作态度。回答简明扼要,准确陈述事实。必要时与主要联系人及法务部门联系,并遵守保密原则。不要主动给调查人员提供信息或建议,也不要根据猜测推断提供不准确的信息,避免对调查程序产生影响,也不应未经核实准确性签署任何文件。在被询问后,尽全力如实记录问题及答案。

调查结束后,企业应立即向法务部门通报现场调查的情况,在相关员工的配合下,将被带走的所有物品清单复印件提供给法务部门。如调查部门在调査结束后要求员工就与现场调查有关的事项提供后续配合,员工应在法务部门的指示下采取应对措施。不要将调查相关的信息通过邮件、微信或其他方式向同事、其他第三方或公众传播。


责任编辑:葛岩

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