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会展新说|2020年或成云会议开启元年?

来源:中国贸易报 作者:沈杨根 2020-03-31 08:56:06

新冠肺炎疫情下,线上办公和云会议成为新常态,开会似乎变得更容易。近一段时间,笔者有过一天参加数个线上会议,甚至同时参加两个线上会议的经历。结合实践和观察,笔者谈谈对“云会议”的认识和感受。

1月31日(农历正月初七),这是原定春节假期后上班的日子。疫情导致上班延期。笔者当天上午通过钉钉视频召开了公司管理层工作会议。这也是笔者第一次接触“云会议”,此后陆续通过钉钉视频、腾讯会议、华为会议、ZOOM等召开或参加视频会。这可以说是“云会议”的第一种类型,也是数量最多的基于工作交流类的“云会议”。这类会议组织上在于提前安排到位,确保与会人员准点上线;议题准备充分,确保会议实现预期效果;技术上关键用好“静音”键,减少杂音,使会议有序。

第二种是讲座培训类“云会议”。3月5日,笔者在公司召开内训会,分为两个阶段:第一个阶段是笔者与授课老师在会议室内举行,笔者做开场及培训后小结互动,授课老师进行讲解;第二阶段是公司行政部门在其办公室进行管理培训。通过直播的方式,定向组织公司员工在各自工位上通过电脑或者手机收听收看,避免人员聚集。3月18日,又联合江霖学社面向大众进行了一次企业管理培训,主持人在杭州白马湖国际会展中心进行开场及总结,授课老师在北京通过视频进行授课,吸引了“66400+”人次观看。这类会议的难点在于培训过程中,老师的PPT、视频等播放衔接要提前测试到位。

第三种类型是对话访谈类“云会议”,以更加广泛的传播为目的。笔者是杭州市会议展览业协会主办的《白马会客厅》主要发起人之一,从2月2日起,每晚7:30开始,连续举办了八期访谈类线上沙龙,共邀请33位会展业内人士围绕“疫情下会展业新发展”的主题展开讨论交流,累计观众观看量达到35710人次、观众数达到8904人,吸引杭州市以及全国各地会展业界的广泛参与。有专家认为,《白马会客厅》是国内会展业首创的疫情下研讨发展转型之路的沙龙活动。长沙、西安等城市和会展行业媒体也相继举办,成都市举办的《春愈暖》系列论坛可以说是2.0版本——由于采用线上加线下结合的模式举行,该会议组织难度就增加了。每期《白马会客厅》都有10人左右团队参与,负责选题、邀请嘉宾、宣传发布、直播技术保障、做推文等系列工作。在“云会议”召开时,要确保嘉宾沟通到位、过程流畅、应急处置及时。

第四种类型是直播类“云会议”,采用非接触式开会缩小线下活动规模,通过直播扩大受众。目前,各地政府已广泛运用于“云招商”“云签约”“云招聘”“云路演”系列活动。疫情下较早举办此类活动的是2月26日“2020中国杭州云上西湖峰会”,通过线上零接触、零成本对接,实现企业家、投资人和创业者的聚集和资源的高效链接,数十万人在线观摩,成为云上招商的代表性案例。

在商业发布上的应用也越来越多。2月13日的小米10、小米10 Pro线上发布会是其代表作。小米创始人雷军表示,由于疫情,原计划4000人的发布会改为直播发布会。通过精心策划,发布会吸引了全国数百万人次观看,提振了全行业信心。发布会场景深深印在大家的脑海里。这类会议要求较高、影响较大、涉及面广,需要专业机构、专业团队来执行。

通过一个多月的观察和直接参与,笔者发现,“云会议”与线下会议本质上是一样的,不同的是,“云会议”调整了会议举办形式或将线上线下两者结合起来,会议的核心还是内容和与会代表,内容策划依然是会议的根本,与会代表体验和接受度是关键。“云会议”的后台数据积累和分析优势明显。“云会议”具有的广泛传播、成本较低的优势是线下会议无法比及的,线下会议的与会代表间面对面交流体验则是“云会议”无法替代的。因此说,线上和线下将在今后的会展业内更加紧密地融合发展。

(作者系中国会展经济研究会副会长、杭州西湖国际博览有限公司总经理)


责任编辑:葛岩

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