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会展大咖说|合理化设计才是会展场馆高效运营的根本

来源:中国贸易报 作者:刘海莹 2020-09-24 09:44:14

作者简介

全国会展业标准化技术委员会副主任

原北辰会展集团副总经理、 国家会议中心总经理、北辰会展研究院院长;高级经济师。

先后参与1984年里根访华、1990年亚运会、2008年奥运会、2014年APEC领导人峰会、2016年G20杭州峰会、2017年金砖国家领导人厦门会晤等国事活动服务保障工作。

牵头研制《会议分类与术语》标准,并合著有《会议中心的设计、运营与管理》《会议业纵论》著作。

9月3日,商务部副部长王炳南在国新办召开的新闻发布会上介绍,我国已经是全球会展第一大国,拥有世界上最大的展览面积和最多的展览场次,会展业进入了布局优化、质量提升的重要阶段。

根据《2019年度中国展览经济发展报告》的不完全统计,去年国内共举办经贸类展览总面积13048万平方米,较2018年同比增长0.8%;会展场馆室内展览面积达1076万平方米,同比增加9.3%。尽管新冠肺炎疫情给今年上半年的会展业造成巨大损失,但各地会展场馆建设依然高歌猛进。有关统计显示,未来3年投入运营场馆面积将新增约500万平方米。与此同时,展览场馆行业头部效应愈加明显,馆租率两极分化严重。

毋庸置疑,会展场馆头部效应的产生与城市综合实力、行业发展水平、团队经营管理能力等因素息息相关,但是会展场馆建筑本身存在的先天不足同样不容忽视。目前,会展场馆设计建设过程中,往往存在两大误区:

其一,规划设计、工程施工以争夺“鲁班奖”等奖项为荣,有些地方场馆的规划及设计完全不顾及专业会展场馆的适用性。“功能配套,流线合理、可持续发展”是一座好看好用的会议中心、会展中心设计的基本要求。只有精心规划才能让日后场馆运营的收入、成本、利润三者形成良性循环。建设初期忽视功能、流线和质量,看似降低了投入,一旦场馆投入运营后一定会增加额外的成本对其进行改造。同时,也对场馆出租档期产生不良影响,这样的实例不胜枚举:如有的场馆为了降低建造成本,轻易改变或者调整设计参数、多功能厅取消活动隔墙、降低地面承重、屋面吊点称重、选择小型客货梯等,甚至大规模场馆未配置智能楼宇控制系统。在规划设计阶段看似达到了成本控制目的,但到实际运营阶段,服务和物流运输效率大打折扣且导致管理成本直线上升。

有的场馆为了提升建筑美观,玻璃幕墙使用特殊定制的异形玻璃或者异形装饰,超高序厅或者展厅安装照明灯具但却没有马道等,虽然建筑整体具有美感,但后期的清洗、养护、节能及维修等难度非常大,费用也远远超过正常范围(甚至高额费用也难以解决后期运营过程中出现的维护问题)。

在激烈的市场竞争环境下,一旦场馆规划设计不合理的印象在客户心中形成,则必将导致客户流失,进而影响经营利润,得不偿失。

其二,“经营面积最大化,后勤面积最小化”的设计理念导致前后台比例失调。这样一来导致的后果便是,工程完工之日,即是改建开始之时。从字面上看,经营面积最大化代表着利润最大化,后勤面积最小化代表着成本最小化。但实际场馆运营并不如此简单,经营面积与后勤面积必须合理配置,后勤面积是为经营面积服务的。换言之,后勤面积是在间接创造利润。如果后勤面积设置不合理,必然会减少服务项目,降低工作效率,延长工作时间,增加用工数量,进而大幅提高运营成本。

以大型会展中央厨房布局为例,不少投资方或设计方按照社会餐饮或者酒店餐饮进行会展厨房布局。他们对于大型会展活动餐饮需求与社会餐饮的最大区别在于大规模客群同时用餐感到难以理解,“同时”意味着从原材料采购需要有足够存储面积,粗加工、精加工、烹饪……要有保证出品速度的厨师团队和操作空间。此外,还需要留有服务设施和空间以确保同时、同质对客户服务。另外,还要避免进出厨房的物流交叉、人流与物流交叉、员工流与客流交叉,尽量缩短员工制作菜肴的行走路线,等等。

设计失误是最大的浪费,但却没有人为设计失误甚至设计失败负责!在会展场馆管理过程中,经常会通过“整改通知单”来约束合作方违规操作行为。建议在会展场馆规划设计阶段可以引进专业咨询公司提前介入,给业主和设计单位出具专业咨询报告。换句话说,这相当于一份场馆建设的“整改通知单”,目的是尽可能减少场馆建设过程中出现的“奇葩设计”。


责任编辑:葛岩

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