委派合同经理 索赔尊重事实 注意证据保存 海外工程企业利益保护重在合同管理

2018-06-26 15:45:38 中国贸易报 钱颜

海外建设工程行业是争议的多发领域,据有关数据显示,每年我国企业涉及的国际工程纠纷约占全部纠纷总量的20%,且案件数量呈逐年上升趋势。此类纠纷标的额大、案件资料多、法律关系复杂,是走出去工程企业无法回避的问题。

“海外工程企业利益保护,重在做好合同管理。”日前,在北京仲裁委员会举办的国际建设工程研讨会上,中国电建集团国际工程有限公司法律与风险部副总经理李志永表示,企业合同管理工作做得好,项目才能顺利进行。合同管理没做好,一旦发生纠纷,专家、律师也做不了“救火队”,只能做“临终关怀”。

“工程项目执行难度大、耗时长、工作条件艰苦,常受到天气、新法律规定、劳工及原料成本上升等因素影响,难免发生矛盾。其中合同起草不当或不完整、合同文本存在错误或疏漏、雇主/承包商/分包商不理解或不履行合同义务等是建筑工程争议的常见起因。”瑞典曼斯律师事务所合伙人约翰·格兰豪特(Johan Granehult)指出,通过合同管理来减少或避免争议发生非常重要。

“合同不是用来打官司的,其目的是为合同双方提供项目执行 应该遵循的细节,明确各方职责,并帮助企业节省成本。”中国建筑股份有限公司海外事业部、合约法律部总经理徐芊芊指出,合同管理要做好合同分解、风险识别工作,站在一定的高度从项目的整体计划等方面进行规划,避免忽视项目的整体进展和最终目标。并根据合同逐一识别每项工作的潜在风险,包括技术上的风险和商务上的风险。技术风险和商务风险相互影响相互依赖,合同风险识别的工作应该由合同管理团队和合同执行团队协作完成。

约翰·格兰豪特认为,合同中应尽量详细规定出所有可能发生的情况,设定充足的对价调整机制,妥善管理合同。从项目开始就应委派一名合同经理,专门负责合同管理(包括通知、变更令、记录、报告等),采用电脑化文件管理系统制备常见类型的通知模板(创建数据库,集成所有文件、通信往来记录、会议纪要、图纸等),与对方就文件格式达成一致。做到一旦出现索赔情况,就能在最短时间内给出可查证的、有说服力的证明。

“当索赔事件发生时,企业应就每一项索赔事件单独委派一名索赔经理专门负责。明确每一项任务细节(地点、时间、内容、人员等)和成本数据(时间记录、工资记录、购买订单、分包商成本报告等)。常见的索赔类型有项目延迟完工、为完成项目支付额外费用、延迟及中断、项目要求变更等。”约翰·格兰豪特还强调,企业在索赔时一定要按照实际情况提出要求,不要夸大索赔。夸大索赔不仅成功概率极低,还可能给法院留下不诚信印象,造成不利后果。

好的合同管理,可以直接帮助企业在遭遇诉讼时更好地拿出证据。据约翰·格兰豪特介绍,中企在海外工程项目中常处于承包商角色,绝大多数法律规定承包商对以下事实有举证义务:客观事实、事件造成的影响、时间/成本、事件导致后果的因果关系等。

“先把事情做好,其他之后再商量”是项目进行中当事人常说的一句话。“当类似场景出现时,企业一定要根据合同要求,注意证据保存。”约翰·格兰豪特指出,常见的证据保存的方法有建立文件管理系统、更新详细项目记录、保存进程照片及录像、订阅报纸记录气象、观察当地通货膨胀率等。中企作为承包商时,要和雇主商议好基准时间进度及更新进度,随时对不准确的会议纪要或其他文件提出异议。

“企业一定要做好合同管理,保留好证据,只有这样在遇到争议时,专家、律师才能帮忙解围。而如果证明基本事实的证据残缺,水平再高的专家、律师也很难出招。”徐芊芊表示,对于中国企业来说,在做好证据保留工作时,一方面要避免国内熟人社会中养成的口头谈判、私下解决、承诺不落到纸上的习惯。另一方面也要改变商务往来中过于谦逊,为了完成项目一味让步的态度。如果在沟通过程中发现对方非常强势,企业可以做好单方的会议纪要,保存相关图片、录像等,以备不时之需。

此外,约翰·格兰豪特预计,未来15年内,全球基础设施投资将翻倍增长,且主要集中在房产、能源、公用事业、社会基础等领域,中企可以把握机会,扬帆海外。


责任编辑:周东洋