会议需要技术服务支持的理由

    ■刘海莹  许锋

    什么是视频会议？

    视频会议绝对不是拉一根网线、把摄像头连接起来那么简单。

    视频会议涉及到硬件（显示器、路由器等）和软件服务，尤其是高速、稳定的宽带。不但是视频会议、网络会议需要技术服务公司，传统的面对面会议、人人都离不开的无线网络、会议组织者都要用到的数据库软件都依赖不同的技术服务公司。技术服务之所以能大行其道，得益于网络速度和质量的提高以及智能终端（如智能手机、iPad等）的广泛运用。

    2013年12月4日，中国的工业和信息化部向中国移动、中国电信和中国联通颁发“LTE/第四代数字蜂窝移动通信业务（TD-LTE）”经营许可，即4G牌照。4G具有上网速度快、延迟时间短、流量价格更低等特点，能够有效实现移动状态下的高速数据业务。我国4G的建设发展，不仅可以更好地满足移动用户高速无线上网的需求，而且将促进移动互联网业务应用持续深入，推动移动生产办公、移动电子商务、移动交通物流、智慧家庭等行业信息化服务不断扩展，并将催生更多的业务形态和服务模式。

    SaaS(SoftwareasaService)，软件即服务，已经深入到会议主办和承办机构、参会者、参展商以及众多为会议提供服务的供应商、咨询公司。

    为会议和展览服务的技术服务公司主要提供如下服务：

    （1）网站建设（不是传统的网站设计公司由设计人员和美工来做的网站，而是主办方或承办方不需专业人员协助，自行选择模块，经过简单的拖拽和文本、图片上传而成）

    （2）参会注册和网上收取注册费

    （3）参展注册（自行在网上选择展位并成交）

    （4）论文或论文摘要提交（5）现场注册和收费

    （6）演示文件的收集、管理、推送

    （7）会场/酒会/展厅的身份识别和准

    入

    （8）票证的自动生成、发放和验证，如胸卡、电子消费券、电子请柬

    （9）平面图（包括会场内摆台和展位）（10）宴会坐席、会场坐席通过电脑在后台自由组合

    （11）灯光音响投影和同声传译设备的协调和控制

    （12）电子屏幕显示

    （13）视频对话、网络直播（如在异地进行手术示范）

    （14）网络投票、网络调查统计（15）市场推广

    （16）学分、电子证书

    （17）报表的自动生成，如对参会者的性别、地区、年龄、是否已付费、是否是第一次参会等进行统计

    （18）会议App（应用）——仅仅适用于手机

    （19）采购管理，如对供应商回复RFP（RequestforProposal,需求方案说明书）的报价的管理

    （20）财务管理，等等

    随着智能手机的普及，如投票、会议一结束就对演讲人、主持人进行评估打分等很多服务还必须适用于手机。截至2013年5月，中国3G手机用户达到了3.04亿户。2014年1月16日，中国互联网络信息中心（CNNIC）发布第33次《中国互联网络发展状况统计报告》。《报告》显示，截至2013年12月，中国网民规模达6.18亿，互联网普及率为45.8%。其中，手机网民规模达5亿。2013年，中国网民人均每周上网时长25小时。谁也不敢漠视这么多手机用户的需求。

    有的技术服务公司仅仅服务于会展业，其中很多企业还服务于产业链上不同的供应商，如有的技术服务公司就只为酒店和场馆提供无线网络解决方案，有的企业只做会议App，有的企业只做大型会议的演示文件的管理。也有大量的企业同时服务于会展业和其他行业，如网络调查、移动支付等。

    新技术层出不穷，难以预料5年后会出现多少种专门服务于会展业的新技术。新技术绝不局限于移动通信技术或时髦的云计算技术，会议业的新技术极可能将扩展至人力资源管理、交通物流、环保节能和食物（如宴会、酒会、茶歇）的营养和节约。

    没人能否认美国的IT技术是全世界最强的，在会议业的IT技术也是遥遥领先。很多概念很好的IT公司经过残酷的竞争后消失，也有不少精耕细作的精英公司取得了令人钦佩的业绩，Cvent,etouches和StarCite就是其中的佼佼者。Cvent是一家提供基于云技术的会议管理服务的公司，提供的服务包括会议场地选择、在线会展管理、电子邮件营销和网络调查等等。这家成立于1999年的公司现在是全球最大的会议管理技术公司，并于2013年8月9日在纽交所正式上市。

    思科公司（Cisco）继推出网络视频会议WebEx之后，又推出了更新的会议解决方案——思科网真(TelePresence)。这是一种新技术，它为人们和各个场所以及工作生活各个方面的交互创造了一种独特的面对面体验，通过结合创新的视频、音频和交互式组件在网络上实现了真人大小的图像、超高清晰度的视频、具有立体感的音频和特殊设计的环境，营造出一种“房间中的房间”式的会议场所。网真最大的特点是让用户可以拥有一个身临其境的、面对面的会议体验，使他们感到像在同一个房间之中，以前所未有的方式进行交互和合作。

    携程网拷贝美国的Expedia网络订房公司，当当网拷贝美国的亚马孙公司，美国任何先进的IT公司/网络公司在中国几乎都能找到一模一样的翻版，在会展业里如出一辙。（见表X）

    全时会议是北京创想空间商务通信服务有限公司仿造思科公司的WebEx产品而研发的远程会议平台，但价格更低廉，主要客户是世界500强和中国200强企业。经过10年的耕耘，该公司已成为国内远程会议服务的最大提供商，2012年营业收入3亿元。全时会议已经推出了云会议2.0系统，将不同类型远程会议的接入方式整合到云端。

    但IT界更快更好的创新常见于美国。美国网络巨头谷歌2014年2月6日推出了一款名为ChromeboxforMeetings的低价视频会议系统，希望在远程会议市场抢占一席之地，计划在2014年晚些时候面向澳大利亚、日本、法国、英国和西班牙推出该产品。

    中国移动、中国电信这些电信运营商同样对基于网络的会议服务垂涎三尺。2013年，中国联通推出了“云教育”、“云健康”、“云会议”等多款基于云计算的应用。“联通云会议”产品，它支持多方语音、视频界面，可分享资料、协同工作，最终还可将会议记录保存以供查阅，会议中数据传输、处理等复杂技术环节则由运营商操作解决。对企业而言，“联通云会议”不仅仅节约了大量的软硬件设备购置费用、IT支持、运营维护成本，还可以在管理、培训教育、推广营销等方面推动企业再上台阶。而与传统会议产品相比，它可以通过PC、平板电脑或智能手机随时随地在线发起或参与会议，更为灵活、高效。

    网络会议、视频会议都是虚拟会议，虚拟会议的好处是显而易见的：省钱，省时间，人们不用出差，主办方不用搭建背景板、不用租用会议室，茶歇、宴会的费用全省了，还可以随时召开。这就不可避免会出现一个问题，虚拟会议会取代传统会议吗？答案是否定的，因为人们需要面对面的交流，交流的功能和价值是虚拟会议永远不可能替代的。现在虚拟会议和传统会议的结合、混搭颇为招人喜欢，虚拟会议和传统会议的“混合会议”叫做hybridmeeting。

    当汽车和拖拉机都可以放在网上销售时，当英语培训都可以搬到网上的时候，尤其是当移动支付越来越便捷时，没有手机的我们就会失魂落魄，没有免费无线网络时我们就不理性地抱怨时，可以预见移动互联网将很快重塑会议业。Cvent、HelmsBriscoe这些移动互联网公司都是“搅局者”，它们正在颠覆这个行业。中国必将出现功能更强、更符合会议组织者期望、更好用的基于移动互联网的会议服务专业公司，我们拭目以待。

    （本文摘自由中国商务出版社出版的《会议业纵论》一书）