读懂会议服务公司的价值（下）

    ■刘海莹  许锋

    演讲人服务公司的收费和工作流程

    对于演讲人服务公司而言，演讲人可以只签约一家公司，成为该公司的独家签约演讲人（exclusive speaker），也有的演讲人跟好几家公司签约，如美国前总统吉米·卡特就与至少7家演讲人代理公司签约，但很多有威望的演讲人只跟大公司签订独家代理协议，美国前总统比尔·克林顿及其夫人希拉里、英国著名足球教练弗格森爵士都是哈里·沃克演讲经纪公司的独家签约演讲人，英国前首相布莱尔，美国前总统乔治·W·布什及其夫人劳拉·W·布什也只跟华盛顿演讲人服务公司签订了独家代理协议。

    演讲费或代理费（agency fee），有的是明码标价，但这类价格公开的演讲人都不是大人物，如美国前国务卿奥尔布赖特的标价是4万美元起，但人已老矣。前政要、诺贝尔奖获得者、普利策奖获得者、奥运冠军的演讲费都是一人一议、一单一议的。演讲费里包含了演讲人服务公司的佣金（commission）。这也是演讲人服务公司努力抬高演讲费的原因。（演讲人的费用构成见图）

    一些演讲人的演讲费中也包含差旅费，这种包价式的收费方式一般仅限用于国内演讲。

    通常，演讲费是基于45至60分钟的演讲计算的。若要演讲一个半小时，则演讲费可能会增加很多。

    若主办方希望演讲人出席酒会、新闻发布会、签约仪式、剪彩、合影或接受采访，这些对演讲人而言都属于额外服务，需要另收费，具体要演讲人服务公司出面沟通和洽谈。

    主办方一般希望对演讲人的演讲进行录音录像，这需要事先取得演讲人的书面同意，这跟要保存演讲人的PPT的做法一样，因为涉及到知识产权。

    演讲人服务公司并非完全不让双方直接联系，对于非大腕级的演讲人，演讲人服务公司会同意主办方直接跟演讲人沟通，无论是在签约前还是演讲结束后。

    演讲人服务公司的工作流程大致如下：第一步，得到某个会议的信息后，分析该会议，主动联系主办方或承办机构，向其询问是否需要专业演讲人。也有的情形是，会议主办机构或承办机构主动联系演讲人服务公司。

    第二步，演讲人服务公司提出合适的人选和报价，双方开始就演讲人费用、待遇等问题进行讨价还价。

    第三步，演讲人人选和报价确认，演讲人服务公司向客户发送确认函（confirmation sheet），确认函里包含了跟会议相关的所有信息，如举办日期、地点、费用、演讲时长等。

    第四步，会议主办方、承办方在确认函上签字同意，回传给演讲人服务公司。演讲人服务公司代表会议主办方、承办方向演讲人发出实盘（Firm Offer），如果演讲人同意所有条款并确认演讲日期，则在发盘上签字并回传给演讲人服务公司。

    第五步，演讲人和会议主办方、承办方签订合同，演讲人服务公司代表演讲人收取订金。

    第六步，执行合同，收取余款，并在会议主办方、承办方与演讲人之间继续就差旅安排和演讲事宜进行紧密沟通和联系，确保演讲人准时抵达会议举办地并完成演讲任务。

    当然，每个公司可能有自己独特的做法，比如机票，有的演讲人服务公司自己帮助演讲人预订航班，费用由会议主办方、承办方支付，而有的则是演讲人服务公司把演讲人的偏好和要求告诉会议主办方、承办方，航班预订和确认由会议主办方、承办方办理。

    精明的演讲人服务公司会竭尽全力让演讲人“人尽其才”，一次出门旅行最好完成多重任务，追求经济利益最大化。如美国前总统克林顿2013年11月的北京之旅，就实现了完美的利益最大化。

    演讲人服务公司如何网罗演讲人

    一种情况是演讲人“自投罗网”，自己主动联络演讲人服务公司，毛遂自荐、先行寄上自己以前的演讲录像和简历以及证明材料，如出版过的书、其他公司的推荐信等。但更多的情况却是演讲人服务公司像猎头公司一样，嗅觉敏锐、眼睛紧盯有可能成为专业演讲人的种子选手，主动出击，率先联系本人或其助理、经纪人，游说或动用其他社会关系，抢先与之签约。只要有冉冉升起的政治明星，刚刚出了新书的作家，刚获了奖的钢琴家、舞蹈家、演员和记者，刚成了名的经济学家、研究人员，刚退位的政要、部长和大企业CEO、董事长、刚徒手攀岩成功、创造了世界新纪录的探险家、极限体育爱好者和专业运动员出现，就马上会有好几个演讲人服务公司争先与之签约。因为这些名人属于稀缺资源，一旦被竞争对手签下，就意味着自己少了一张王牌。在欧州、北美和大洋洲，政府换届是演讲人服务公司跟刚刚卸任的政要签约的最佳时机，这些人都是炙手可热、风头正劲的演讲人。趁热打铁用在这些人身上再合适不过了。

    2014年1月31日，美联储主席伯南克（Ben Bernanke）卸任，而在1月29日前就与All American Speakers演讲人服务公司签约。伯南克掌舵美联储8年，可谓功过参半，刚离任，炙手可热，所以All American Speakers演讲人服务公司网站上没有列出他的身价，而同为该公司签约演讲人的微软创始人比尔·盖茨的演讲费用是10万美元以上。

    演讲人服务公司还善于发现尚未成名的种子选手，如会在一个作家出名之前，就已经通过出版社找到此人。只等书一出版，作家就同时成了演讲人。演讲人服务公司对演讲人和会议主办方、承办方可谓精心伺候，都是一天24小时开着手机，时刻对客户和演讲人的需求做出响应。

    （本文摘自由中国商务出版社出版的《会议业纵论》一书）