实录2014APEC

    ■本报记者  静安

    11月11日，2014年亚太经合组织领导人会议周（以下简称APEC会议周）将落下帷幕。在为期7天的会议中，国家会议中心作为2014APEC新闻中心以及最后一次高官会、外交贸易双部长会、工商领导人峰会、APEC领导人与工商咨询理事会（ABAC）代表对话的举办场地，通过6天细致、专业、高效的服务，在APEC会议周的接待方面交上了一份满意答卷，也向世界展示了中国会展服务的水准。

    细致准备

    11月5日上午9点，随着最后一次高官会的开幕，2014APEC会议周正式拉开帷幕。对于外界来说，9时是会议的开始时间，而对于国家会议中心的员工来说，在当天清晨5时，工作就已经开始了。

    5点为“启动时间”，用10分钟整理好内务，约用20分钟化妆、整理仪容仪表；然后用30分钟的时间复核前一天晚上准备好的会议议程及资料。接下来，用50分钟时间留意会场搭建，检查标识是否够亮、会议室温度是否适宜，了解会场的准备情况。早餐用10到20分钟解决。7点整，开15分钟的例会，根据当日服务环节、内容，细化岗位分工。最后，用30分钟全面检查会场。

    以11月5日的最后一次高官会开幕式为例，现场要检查的物资大到桌、椅，小到一个茶杯盖，共计2629件。此外，还要检查会议使用的话筒、同传、电源等设备是否正常运转，再协助会议组织人员检查桌签摆放、调整座椅摆放等，要确保一切设施、用品到位。

    事实上，这也是国家会议中心一直以来的工作流程。在其看来，作为场地服务方，服务人员对场馆应该最了解和熟悉。通过检查，不仅要保证现场各种设备、设施布置到位，还要做到横平竖直，精细到台裙无褶皱、台布无折痕。

    7点45分，服务人员再次互相检查仪容仪表，进行补妆、整理仪容等。8点，服务人员统一到岗，保持微笑，迎接陆续到场的客人，直至9点会议正式开始。

    在国家会议中心为期6天的APEC接待任务里，每天清晨，服务人员都重复着同样的工作流程。

    应需而变

    截止到2014年10月31日，运营5年的国家会议中心共接待会议及活动3918个、展览376个。通过众多大型活动的接待，国家会议中心的员工达到了专业的服务水准。

    11月4日中午12时，APEC秘书处负责沟通和公共事务的长官Michael通知现场服务人员，下午1点30分，国家会议中心的202A会议室将举行一个小型签约仪式。由于是临时的安排，202A会议室的摆台并不符合要求。但事发突然，又时间紧张，在这种情况下，英语流利的王蒙了解了Michael的摆台要求，不仅承担了翻译的工作，还帮助服务人员迅速改变台型。可是，调整后的台型效果Michael并不满意。这时，会议运营部宴会经理关键提出了采用“红白包”的方案，得到了Michael的认同。于是，大家迅速行动，更换不同颜色的桌布，齐心协力，终于在限定的时间内达到要求，保证签约仪式顺利举行，赢得了Michael的肯定和赞许。

    在APEC会议周6天的接待工作中，上述“突发情况”并不少见，但凭借丰富的经验和练就的应时、应需而变的本领，国家会议中心服务团队受到了广泛好评。时刻准备着，为客人提供专业的会场服务，已经成为国家会议中心对员工素质的基本要求。

    高效翻台

    11月9日，2014APEC工商领导人峰会的用餐人数达到会议周期间的峰值。这一天，是国家会议中心在会议周期间接待任务最艰巨的一天，也是国家会议中心开业5年来单日接待正餐用餐人次最多的一天。

    当天14时，服务人员开始对2000人的自助午餐进行撤场，在1个小时之内，将180张直径两米的桌子、2000余把椅子，以及刀、叉、筷、勺共31500余件餐具全部清出会场。紧接着，要在1个小时的时间里，将工商领导人峰会欢迎晚宴需要的全部物资运进同一会场，这包括100张鸡尾酒高桌、160张沙发、20组椭圆桌以及40台茶几，以及晚宴所需的各种餐具等。接下来的16点至17点为晚宴摆台时间；17点至18点，完成所有现场装饰和食品摆放；18点开始，参会嘉宾陆续进场，晚宴持续到约21点结束。在最忙碌的环节，需要约260名员工同时工作。

    需要说明的是，21点晚宴结束后，新的一场“战役”又开始了，服务人员要对会场进行再次翻台，换回当日午餐时使用的台型。

    如此规模和频次的翻台，不仅需要大量员工的支持，更需要丰富的经验和默契的配合，如此才能保证服务的高效进行。为了圆满完成APEC会议的接待任务，国家会议中心反复修订方案，找出最方便、合理的撤场和进场路线，确保了现场忙而不乱、井然有序。