完善档案信息管理 加大网络基础建设

    ■张芷筠

    随着我国社会经济的飞速发展，档案信息化建设已成为新时期档案管理部门面临的一项基本业务，在迈向现代化的过程中,档案工作发挥了越来越重要的作用。因此，档案管理部门，要强化对档案信息化管理的业务指导，要积极推进档案管理的建设力度，使我国的档案工作更加完善。档案信息化建设管理，是指国家及档案部门，按照国民经济信息化的总需求，去适应现代化要求的各类信息技术服务。因此，各级档案管理者，要统一进行档案规划管理，以此来满足我国社会、经济及文化的发展需要，从而提供更为完善、有效的社会服务，为今后档案管理的信息化，智能化管理提供科学依据。

    用信息化管理档案  实现网络信息共享

    我国档案信息化建设始于上世纪80年代，经历了以下几个发展阶段：（1）调查论证阶段。据相关文献资料记载，早在1977年伊始，我国有个别档案馆就开始对档案部门，采用计算机的可能性以及必要性等问题，开始了正式的调研论证。（2）初步实践阶段。早在1983年时就通过计算机的使用，开发了一个适合自己发展的档案管理信息化系统，并以此为基础开始进行摸索，后着手制定关于档案管理信息化的国家标准。（3）技术攻关阶段。从我国开始档案管理进入信息化建设之后，出现了许多技术方面的瓶颈问题。国家随后颁布了《档案著录规则》，使得档案信息目录的数据录入及处理实现了标准化管理。（4）推广应用阶段。随着我国档案目录信息数据的增加，1987年始，档案管理信息化的建设和发展有了质的飞跃。（5）网络化阶段。1992年以后，尤其是进入21世纪以来，随着计算机网络技术的飞速发展，我国的档案工作步入网络化管理时代，还实现了电子管理方式的大范围应用。

    注重档案软件研发  拓展档案服务领域

    随着我国经济的不断发展，科学技术日新月异，尤其是计算机档案管理等软件的开发和广泛利用，档案信息化建设和管理，已成为我国档案事业发展的必然趋势。就目前的情况来看，档案信息化建设管理技术已在我国不同阶层的档案管理体系中得以应用。可以说，未来随着科技的不断进步，以及信息技术实现在城乡的进一步覆盖，档案建设管理的全数字化和网络化已成为必然。人们也可以通过信息技术的利用，建立起新的档案工作系统，以提高其社会地位。

    档案信息化建设管理能够拓展其工作的服务领域。档案管理的本质实际上就是对信息资源的管理，而其管理的社会价值则主要体现在于对信息资源的开发和利用。而档案信息化建设和管理，正是人们通过运用现代化的先进技术，来实现对信息资源的更为广泛的收集和储存，从而进一步使其信息资源得到更为透彻的开发和利用，最终将其转化为更为广泛的社会效益。与此同时，档案信息化建设和管理的实现，成为人们了解当地历史、经济、文化、民俗以及政策法规的窗口，并最大程度地为公众提供了全面优质的信息服务。

    推广微机网络应用  强化档案信息管理

    如果我们的档案系统管理中，能够实现微机网络的应用，那么档案资料的开发、利用以及服务领域被大大扩宽了。档案信息化建设管理实现档案资源社会共享，顺应时代发展的需要，国家长期以来都在不断地推进档案信息化建设管理的进度，在提高其信息储存质量和数量的同时，极大地提高了档案工作的服务质量，从而进一步实现了社会信息资源的共享。

    截至目前，我国的档案信息化建设取得了新成果。2000年，国家档案局正式提出要尽快推进档案信息化建设的目标，并明确了具体的建设任务；2002年，发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，随着新刚要的不断深入和贯彻落实，全国各省也开始积极加快档案信息化的建设步伐；2002年，我国的国家档案局网站正式开通使用。据悉，我国有41个省开通了档案信息网站，各省级的档案信息网站相继公布和开放以一部分档案目录，据统计具体的目录数据工有3000多万条。

    多举措联办融资金  开展部分有偿服务

    增加档案信息建设管理的资金投入，是我国档案信息化建设和管理的首要措施，即政府及相关部门要扩大对其建设发展的资金投入。在档案信息化建设过程中，政府的财政供给占据着极为重要的作用。可以说，这一项财政供给就是档案工作的生存之本。因此，档案部门首先应尽量与政府及相关部门协调沟通，争取其更多的资金支持。其次，档案部门必须要积极发挥自身的能动性，采取各种有效的措施，从多种渠道来筹集资金问题，如，与其他部门进行合作，或者是和一些大型的跨区域IT企业合作，获取其资金以及技术等方面的支持。最后，档案部门可尝试逐渐开展部分有偿服务。

    提高档案信息化建设管理的经济效益，是加强我国档案信息化建设和管理的重要措施，就是要想办法提高其经济效益。就目前的情况来看，档案部门进行档案的信息化建设，除了资金不足的问题之外，档案工作自身的投资效益太低，使得整体资金被浪费。此外，部分档案部门为了提高自身形象，搞面子工程，导致许多投资资源得不到合理利用。因此，档案部门必须要根据自身的实际情况，制定一套科学性、合理、经济且可行性较高的方案，尽量减少资金的浪费，实现其经济效益的最大化。

    培养新型档管人才  制定档案信息规范

    随着我国社会经济的不断发展，档案的信息化建设在档案工作迈向现代化的过程中，发挥了越来越重要的作用。档案管理人员，要不断加强对自身工作人员素质的培养，尽快训练一批能干的新型建设和管理人才。在档案信息化建设过程中，设备的改善以及管理水平的不断提升，也是考验整个档案工作人员管理能力的好坏。因此，档案部必须要努力培养一批集数据分析以及设计开发的优秀人才。同时，还要加强对档案管理人员的专业业务培训和短期培训，提高其整体的知识结构水平和编研水平。

    档案部门要制定一套符合自身发展实际的档案信息化建设管理体制。档案的信息化建设和管理，是一项系统的、较为复杂的工作，管理部门必须要制定相应的规范制度，并统一标准，使得档案信息化建设和管理工作的开展更为方便、快捷。要养成在对本地区的电子文件，适时进行归档、采集、整合以及管理入档的分类管理工作，档案部门必要时，可参考相关的《电子文件归档和管理规范》、《网站资源归档与管理规范》、《档案管理网络安全标准》、《各类档案数据库结构交换格式标准》等规范性要求，做到严格档案管理，确保国家或相关部门的机密性文件，不得泄露，凡是不涉及机密性档案，要进行信息分类管理和指导。作为档案馆的发展，必须要牢牢抓住机遇，加大对档案信息化建设的投入力度，构建一个科学完整的档案信息管理平台，提高其整体服务质量。

    （作者系郑州大学信息管理学院档案系研究生）