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2015年7月28日 星期    返回版面目录

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像拍电影一样做活动

来源:中国贸易报  

    ■曹萱

    在几天前刚刚结束的2015中国(青岛)会议产业交易会的青岛会议产业发展论坛上,笔者作为主旨演讲嘉宾,就“公关会议中的高端接待”话题与业内进行了探讨,引发了一些有意思的思考。继而,也想在这里再次分享。

    应该说,通过十几年的积累,我们在高端服务领域已形成比较完整的服务体系且独特,虽然受众为小众群体,但所服务的人员级别高、影响力大,可谓“大公关行业中比较特殊的服务”。

    那什么是高端接待,它涵盖的内容又是什么呢?简单地说,就是为了适应及满足世界500强企业的CEO、董事会成员以及国际各界知名人士在华期间对时间、效率及身份的特殊要求,而制定的一套高标准的服务模式,包括商务机(私人飞机)机场礼遇、特殊行程安排及管理、酒店安排、特殊餐饮及旅游安排、交通及交通指引安排,以及安保、国际救助等安排。将这些专业化的服务整合在一起,就构成高端服务的主要内容。

    在这些年的服务中,笔者遇到许多有意思的小故事,不妨与业内人士分享。

    笔者的公司曾接待过属于世界500强的一家龙头化工企业的高层,他们计划在中国召开董事会会议。早在董事会会议召开的前一年,他们美国总部就在内部组建了专门团队,因为这是他们第一次在欧美以外的亚洲召开董事会会议,而且董事会成员有许多人在世界各地公司担任要职,所以非常重视。董事会成员及其配偶共100人左右,再加上其公司组成的服务团队有近80人,他们在中国共包租了5架商务机,其中两架是737大型飞机。

    笔者公司提供了全套的高端服务内容,并在前期与美国、中国负责境内交通的人员多次沟通。比如,如何在飞机抵达后的10至15分钟让客人顺利离开机场,如何让行李在20到30分钟内送离机场。并与酒店协调好,在客人入住房间后的10至15分钟内将行李送达房间。

    商务机的行程是先由上海飞至西安,再由西安飞抵北京。为了满足需求,我们在机场做了礼遇接待。笔者参与并主要负责在北京机场的礼遇和接待:当时,美国顾问采取了我们的建议,根据航班人数和级别,准备好相应载人的车辆和运行李的车辆,在机场专门走礼遇的6号门前,以5架飞机为单位分别列队等候。

    当时预计这5架班机是每隔15分钟起飞一架,这样可以给北京这边缓冲时间。例如,1号队接1号机(一辆警车、三辆奔驰车、一辆考斯特车、一辆行李车,以及三名协调人员、三名行李员等。其中,一名协调员待飞机降落后找到XX太太,并协同一名行李员将XX太太带红标记的行李取出后,用三号奔驰车送往离港国际小院,协助其完成飞往某地的航班,其余人员入住酒店等)。2号车队接2号机(数辆奔驰车、两辆考斯特车,数名行李员,有谁不下塌酒店,要乘几号车送往什么酒店等),还有许多细节。总之,所有安排非常周密有序,每个车队都是这样,可谓浩浩荡荡,场面壮观。

    但是,没有预料的事情还是发生了。我们预计得挺好,飞机一架一架地起飞,我们一架一架地接机。但实际不是这样,飞机到了天上,有的飞得快,有的飞得慢;到达后,有的降得快,有的降得慢。该先到的还在天上,该后到的却先到了,而且是三架几乎一起到达。这里,笔者就不详述当时是如何应对的了。总之,比电影中的情节更紧张、更精彩。

    在顺利圆满完成任务后,他们美国顾问激动地给每个工作人员一个大大的拥抱,因为他们曾坚持行李人员在一起、协调人员在一起,一起接待和搬运同架飞机的乘机人员和行李。根据实际情况,最后他们采取了我们的建议。

    事后,这家公司从总部发来感谢信,其中多次提到我们的专业性、细致的服务,以及让他们印象最深刻的是协调能力。

    其实,我们接待过这样高端的客户还有GE、Nokia、德意志银行、花旗银行、瑞士银行、雪佛龙、AMD、克掳伯等全球知名公司的CEO,他们都是我们的长期客户。

    多年来,公司对接待高端客户的要求是:要像拍电影一样做活动,要像变魔术一样提供高端接待服务。一旦做到了,客户一定会成为你的铁杆粉丝。

    (作者系恒瑞行传播总裁)

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